Otimize as suas reuniões

Quem nunca pensou: “Mais uma reunião?!” que atire a primeira pedra! As reuniões passaram a ser motivo de antipatia de muitos, mas eu pergunto: será que aqueles que torcem o nariz para esses encontros sabem conduzi-los?

De fato, algumas resoluções podem e devem ser tomadas por outros meios: telefonemas, e-mails e até as corriqueiras mensagens de WhatsApp. Ganha-se tempo e agilidade, poupa-se dinheiro! No entanto, nem tudo pode ser resolvido remotamente, o encontro presencial ainda tem o seu valor, você há de concordar comigo. Falo, em especial, de situações delicadas ou de grande importância ou ainda aquelas que precisam da colaboração vinda de ideias e soluções em conjunto. Ok! Você pode citar as reuniões online. São válidas também, principalmente, quando os profissionais estão em cidades ou até países diferentes, mas não podemos nos esquecer daquele contato mais humanizado, das sutilezas que só a presença física é capaz de detectar, do verdadeiro networking com base sólida, das possibilidades de fechar novos negócios e perceber outros pontos que só o presencial permite e tantos outros motivos.

Por outro lado, há reuniões intermináveis, de algumas corremos o risco de sair sem ter algo concreto, com a sensação de “perda de tempo” e tempo é mais do que dinheiro, tempo é vida! Por isso, separei 7 dicas que podem te ajudar a otimizar as suas reuniões, tornando-as mais produtivas. Vamos lá?

1. Planeje previamente uma pauta e siga!

E não adianta achar que a pauta vai ficar na sua memória. Anote, detalhe o que deseja tratar, faça um check list e confira se não esqueceu de nada antes e depois da reunião!

2. Seja objetivo;

Divagar sobre assuntos que não estão relacionados com a pauta só vai fazer com que você se desvie do seu objetivo. É permitido “quebrar o gelo” e ser simpático?! Com certeza! Só não dá para incluir 10 temas que não tenham envolvimento com o trabalho e o motivo da reunião, né?!

3. Convide todos os envolvidos para não haver ruídos nem reencontros desnecessários;

Não deixe ninguém de fora. Já pensou ter que repetir tudo o que foi dito? Pior: “anular” o que foi acordado porque um profissional decisivo não foi convidado? Muito menos do que isso já causou muita “saia justa” por aí, viu?!

4. Não deixe de confirmar antes (no dia) a presença de todos;

Infelizmente, algumas pessoas têm o hábito de não cancelar ou adiar compromissos caso não possam comparecer. Sim, falo justamente daqueles compromissos que elas já haviam confirmado. Inacreditável?! É real. Se não quiser se deslocar ou deixar de resolver outras questões porque a tal reunião não aconteceu, mas você se programou para tal, sugiro que confirme antes.

5. Distribua atividades e responsabilidades;

Para que todos colham frutos, é necessário que a reunião gere demandas ou decisões que vão gerar novos passos (ou encerrar ciclos). Deixe claro o que deve ser feito e quem é o responsável por cada medida ou ação.

6. Acompanhe a execução;

Não adianta distribuir atividades e não acompanhar, né?! Ou numa próxima reunião ou no dia a dia… Esteja presente e disponível para ajudar.

7. Lembre-se: todos são responsáveis pelo sucesso dos produtos e resultados gerados!

A participação de todos é importante, então, incentive ideias e atitudes. Isso jamais será perda de tempo! Faça com que o sentimento de pertencimento esteja presente e seja convertido em valiosas contribuições.

Com foco, trabalho em equipe e bom senso é possível alcançar, ultrapassar e renovar metas!

Andrea Marnine
Relações Públicas com MBA em Gestão de Pessoas
MBA em Marketing Estratégico em curso
Idealizadora da Marcô Coletivo de Comunicação

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